Dobrá interní komunikace není o počtu porad

Porady jsou běžnou součástí fungování prakticky každé společnosti. Provoz řeší provoz, obchod svoje zakázky, HR zaměstnance, finance čísla a marketing komunikaci. Každý tým může velmi dobře vědět, co se odehrává v jeho vlastní části firmy, ale přesto mu může chybět jedna důležitá věc – širší kontext.

Právě proto jsme na konci března uspořádali společné setkání HGS a YABOK. Už nás je tolik, že se jednoduše nevejdeme do zasedací místnosti na centrále, a tak jsme pro setkání využili sál v Lidické galerii našeho dlouholetého klienta Památník Lidice. 

Nechtěli jsme ale pouze větší poradu. Cílem bylo na chvíli dostat lidi z různých částí společnosti na jedno místo a dát jednotlivé informace do souvislostí.

Člověk potřebuje vědět nejen co má dělat, ale také proč

Ve facility managementu je velká část práce decentralizovaná. Provozní manažeři se pohybují na zakázkách, pracovníci úklidu a dalších služeb pracují přímo v objektech klientů, obchod řeší nové projekty a kolegové na centrále mají svoje specializované agendy. Není proto samozřejmé, že člověk z jednoho týmu přesně ví, co se aktuálně odehrává v ostatních částech společnosti.

To přitom nemusí být problém při každodenní práci. Pro dlouhodobé fungování firmy ale širší kontext důležitý je. Zaměstnanec, který rozumí tomu, proč se některé věci mění, kam firma investuje nebo jaké problémy řeší jeho kolegové, dokáže mnohem lépe chápat i rozhodnutí, která se dotýkají jeho vlastní práce.

Během společného setkání proto zazněla nejen klíčová sdělení majitele společnosti a rekapitulace předchozího roku, ale také informace z financí, obchodu, HR, marketingu, provozu, BOZP nebo kyberbezpečnosti. 

Jednotlivá témata mohou na první pohled působit velmi vzdáleně. Ve skutečnosti ale všechna ovlivňují fungování stejné firmy.

Facility management stojí na spolupráci mnohem více, než je na první pohled vidět

Klient většinou vidí především člověka, který službu skutečně provádí, případně provozního manažera, se kterým komunikuje. Za každou zakázkou je ale podstatně větší množství práce.

Někdo musí pracovníky nabrat a administrativně zajistit, někdo připravuje smlouvy a mzdy, někdo nakupuje techniku a chemii, někdo řeší BOZP, někdo fakturaci a další člověk komunikaci s klientem. U složitějších realizací se přidává technická příprava, doprava, povolení nebo koordinace subdodavatelů.

Pokud jednotlivé části společnosti fungují jako oddělené ostrovy, začne se to dříve nebo později projevovat také na službě. Právě proto je interní komunikace v našem oboru praktická záležitost, nikoliv jen součást firemní kultury.

Osobní setkání má pořád význam

Velkou část běžné komunikace dnes zvládneme prostřednictvím e-mailu, telefonu nebo online meetingu. Je to rychlé a u firmy, jejíž zaměstnanci pracují na různých místech, naprosto nezbytné. Přesto osobní setkání vytváří něco, co videokonference úplně nahradit nedokáže.

Člověk potká kolegu, jehož jméno běžně zná jen z e-mailu. Provozní tým slyší, co řeší obchod. HR dostane přímou zpětnou vazbu od lidí, kteří jsou každý den v terénu. Vznikají rozhovory, které nebyly na programu, ale často jsou stejně důležité jako samotné prezentace.

Právě proto jsme chtěli, aby společné setkání nebylo pouze sérií prezentací, ale také prostorem pro diskuzi a osobní kontakt.

Za výsledky jsou konkrétní lidé

Součástí setkání bylo také ocenění dvanácti kolegů za jejich pracovní nasazení, pozitivní přístup a přínos společnosti. 

Podobné ocenění není jen symbolické gesto. Ve velké firmě je snadné začít výsledky vnímat prostřednictvím čísel, zakázek nebo KPI. Za každým z nich jsou ale konkrétní lidé, kteří řeší každodenní situace, komunikují s klienty a často zvládají problémy, o kterých se zbytek společnosti ani nedozví.

Dát jejich práci viditelnost je proto stejně důležité jako prezentovat hospodářské výsledky.

Firma nemusí mít více porad. Potřebuje lepší souvislosti

Z našeho pohledu není cílem interní komunikace zaplnit lidem kalendáře dalšími meetingy. Smyslem je zajistit, aby měli informace, které potřebují, a rozuměli tomu, jak jejich práce zapadá do celku.

Společné setkání HGS a YABOK v Lidické galerii nám připomnělo právě tohle. Čím více firma roste a čím rozmanitější služby poskytuje, tím důležitější je občas všechny části znovu propojit.

Protože dobře informovaný tým nemusí znát každý detail práce svých kolegů. Měl by ale vědět, proč společně děláme to, co děláme.